ZO/03/01/2016 Sukcesywne dostawy materiałów biurowych i tonerów

Nazwa zamawiającego:

Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP

Al. Jerozolimskie 202

02 – 486 Warszawa                                                                                                                                                                Warszawa, 25.01.2015

Zapytanie ofertowe nr 03/01/2015

sukcesywne dostawy:              

materiałów biurowych i tonerów dla Przemysłowego Instytutu Automatyki i Pomiarów

Zakup współfinansowany  z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w Ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, z VII Programu Ramowego Badań Rozwoju Technologicznego w UE oraz Europejskiego Funduszu Społecznego.  

CPV:    30100000-0

                        22800000-8

30190000-7

30125110-5

Zamówienie wyłączone z przepisów stosowania ustawy Pzp

1. I.              ZAMAWIAJĄCY

Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP

Al. Jerozolimskie 202

02 – 486 Warszawa

www.piap.pl

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia  są sukcesywne dostawy materiałów biurowych i tonerów o parametrach szczegółowo wymienionych w opisie przedmiotu zamówienia, z transportem  na koszt i ryzyko Wykonawcy  do  siedziby  Zamawiającego  PIAP, al. Jerozolimskie 202, Warszawa  przez  okres      12 miesięcy.
2. Zamawiający  dopuszcza możliwość składania ofert częściowych – 2 części:

1.  dostawa materiałów biurowych,
2. dostawa tonerów

Szczegółowe wymagania odnośnie parametrów materiałów biurowych i tonerów  przedstawione są w Formularzach Cenowych. Wykonawca musi podać dokładne parametry oferowanego asortymentu, które nie mogą gorsze od żądanych przez Zamawiającego.

Zamawiający żąda tonerów o najwyższej wydajności (poza wymienionymi szczegółowo) oraz żąda terminu przydatności tonerów minimum 12 miesięcy od daty zakupu (wystawienia faktury).

Zamawiający ze względów technicznych (m. in. zachowanie gwarancji producenta, awarie sprzętu oraz pojawiające się komunikaty dotyczące włożenia oryginalnego tonera) wymaga tonerów oryginalnych,  nieregenerowanych

Zamawiający wymaga dostarczenia cennika w formacie Excel (dla każdej z części) na nośniku CD.

Ilekroć Zamawiający nie opisał danego towaru za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazał np. znak towarowy, patent lub pochodzenie i wskazaniu takiemu towarzyszy określenie „lub równoważne” – oznacza to, że Zamawiający oczekuje towaru o parametrach i cechach równych lub lepszych od podanych w opisie przedmiotu zamówienia.

Oferowane materiały musza posiadać wszelkie wymagane prawem atesty i badania, muszą być fabrycznie nowe, posiadać oryginalne opakowanie z zabezpieczeniami stosowanymi przez danego producenta (np. hologramy). Materiały muszą być oryginalnie zabezpieczone przez producenta w sposób gwarantujący, iż produkt nie był użyty od momentu wyprodukowania.

Muszą one posiadać naniesiony na opakowaniu opis jednoznacznie identyfikujący produkt oraz jego wydajność, znak firmowy producenta, kod produktu, typ oraz model sprzętu, do którego materiał jest przeznaczony oraz termin ważności. Termin przydatności do użycia tonerów i bębnów w danej partii musi wynosić co najmniej 12 miesięcy od daty dostawy danej partii do siedziby Zamawiającego.

Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia oferty na materiały równoważne.

W przypadku oferowania przez Wykonawcę produktu równoważnego do wymaganych przez Zamawiającego materiałów eksploatacyjnych, tj tonery i bębny ciężar udowodnienia równoważności spoczywa na Wykonawcy.

Przez produkt równoważny Zamawiający rozumie produkt kompatybilny ze sprzętem, do którego jest zamówiony, o parametrach i standardach jakościowych takich samych bądź lepszych (pojemność tonera, wydajność i jakość wydruku) w stosunku do materiałów oryginalnych (pożądanych przez Zamawiającego). Jednocześnie musi on być nieregenerowany, niereprodukowany oraz nieposiadający elementów z recyklingu ani elementów wcześniej używanych lub modyfikowanych.

Po jego zainstalowaniu w sprzęcie na monitorze oraz panelu kontrolnym sprzętu nie mogą się pojawiać żadne komunikaty o błędzie spowodowanym przez niekompatybilny toner ani komunikaty dotyczące konieczności włożenia tonera oryginalnego. W przypadku gdy produkt oryginalny posiada wbudowany układ scalony, który monitoruje proces druku i zużycia tonera, produkt równoważny winien posiadać analogiczny element.

W przypadku zaoferowania produktów równoważnych Wykonawca obowiązkowo musi przedstawić dokładny ich opis oraz wskazać do jakiego urządzenia jest on przeznaczony. Produkt równoważny winien być określony z nazwy, symbolu, poprzez podanie producenta oraz pojemności i wydajności.

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dla każdego produktu równoważnego dołączył do oferty oświadczenie autoryzowanego serwisu producenta sprzętu o równoważności zaoferowanych tonerów.

Wykonawca bierze na siebie pełna odpowiedzialność za uszkodzenie sprzętu niezależnie od tego czy, sprzęt jest objęty gwarancją producenta, czy jest w okresie pogwarancyjnym, spowodowane używaniem dostarczonych materiałów eksploatacyjnych.

Jeżeli na skutek awarii sprzętu wynikłej z winy zastosowania materiałów eksploatacyjnych Zamawiający utraci gwarancje producenta urządzenia, w ramach rekompensaty za utracone korzyści Wykonawca, w drodze umowy, będzie zobowiązany do przejęcia obowiązków gwaranta na pozostały okres udzielonej gwarancji.

Stosowanie produktów równoważnych nie może naruszać warunków gwarancji sprzętu.

W przypadku awarii lub uszkodzenia sprzętu, których przyczyną będzie użycie dostarczonych materiałów eksploatacyjnych innych niż oryginalne, Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu kosztów naprawy sprzętu przez autoryzowany serwis. W przypadku, jeżeli czas naprawy uszkodzonego sprzętu w autoryzowanym serwisie przekroczy 48 godzin od momentu zgłoszenia, Wykonawca będzie zobowiązany do nieodpłatnego dostarczenia na czas naprawy innego, nie gorszego sprzętu wraz z materiałami eksploatacyjnymi.

1. 3.     Informacje o wymaganiach odnoszących się do zamówienia:

• Wykonawca będzie dostarczał towar sukcesywnie, na podstawie pisemnych zamówień Zamawiającego, w dni robocze od poniedziałku do piątku, w godzinach 8³⁰- 15⁰⁰, do siedziby  zamawiającego, mieszczącej się w Warszawie Al. Jerozolimskie 202.

• Dostawy objęte przedmiotem zamówienia zrealizowane będą przez wykonawcę w terminie do 5 dni roboczych, licząc od daty wysłania przez zamawiającego pisemnego zlecenia w formie emaila, zawierającego rodzaj i ilość zamawianego towaru.

• Odbiór jakościowy pierwszych partii każdego rodzaju asortymentu stwierdzający, że dostarczony przez wykonawcę towar jest zgodny z opisem przedmiotu zamówienia, dokonywany będzie przez zamawiającego komisyjnie i potwierdzany podpisem na protokole odbioru

• Wymagany okres gwarancji jakości na dostarczony towar wynosi 12 miesięcy - licząc od dnia dostarczenia do zamawiającego. Jakość dostarczanego towaru powinna odpowiadać pierwszej klasie jakości dla danego rodzaju asortymentu.

• Zamawiający przed popisaniem umowy może zażądać od Wykonawców próbek zaoferowanego asortymentu – koszulki, długopisy, segregatory, wybrane tonery.

III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

            Termin wykonania przedmiotu zamówienia: 12 miesięcy od daty zawarcia umowy

IV. OPIS SPOSBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

            Wykonawca powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania.

            Oferta powinna być:

            - opatrzona pieczątką firmową,

            - posiadać datę sporządzenia,

            - zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,

            - podpisana czytelnie przez wykonawcę.

V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1.    Oferta powinna być dostarczona osobiście lub kurierem na adres PIAP, Al. Jerozolimskie 202, bud.3, pok.8, 02 – 486 Warszawa do dnia 02.02.2016 godz. 10:00.

2.    O wynikach postępowania wykonawcy zostaną poinformowani mailem, na adres przedstawiony w ofercie.

3.         Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane

4.         Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

5.    W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

6.         Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: www.piap.pl

VI. OCENA OFERT

            Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

            1 – Cena  100%

.          

VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wykonawców za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem oraz mailem na adresy podane w ofercie złożonej przez wykonawcę.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

VIII. DODATKOWE INFORMACJE

Dodatkowych informacji odnośnie przedmiotu zamówienia udziela Mirosława Dymecka pod numerem telefonu 22 874 01231 oraz adresem email: mdymecka@piap.pl

Informacji formalnych udziela Joanna Gorzelniak-Owsiak email: jowsiak@piap.pl

IX. ZAŁĄCZNIKI

            Wzór formularza ofertowego.

            Wzór umowy

            Formularz Cenowy Materiały biurowe – Cześć I

            Formularz Cenowy Tonery – Część II

            .