ZO/02/02/2020 Dostawa systemu kontroli dostępu/rejestracji czasu pracy

Nazwa zamawiającego:

Sieć Badawcza Łukasiewicz

Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP Al. Jerozolimskie 202

02 – 486 Warszawa                                                                                         Warszawa, 05.02.2020

Zapytanie ofertowe nr 02/02/2020

na dostawę nowego systemu kontroli dostępu / rejestracji czasu pracy

CPV:      35123300-5

Zamówienie wyłączone z przepisów stosowania ustawy Pzp

1. ZAMAWIAJĄCY

Sieć Badawcza Łukasiewicz-

Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP Al. Jerozolimskie 202

02 – 486 Warszawa www.piap.pl

1. II.                    OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Dostawa systemu kontroli dostępu/rejestracji czasu pracy

Konfiguracja

RCP:

Trzy terminale w lokalizacji Łukasiewicz-PIAP Warszawa al. Jerozolimskie 202

Jeden terminal w lokalizacji Łukasiewicz-PIAP Toruń, ul Batorego 107

W lokalizacji Łukasiewicz-PIAP-Warszawa są trzy terminale, które powinny zostać wymienione na nowe. Okablowanie do wykorzystania

W lokalizacji Łukasiewicz-PIAP Toruń – Nie ma terminala RCP – terminal i instalacja do wykonania

KD:

Lokalizacja Łukasiewicz-PIAP Warszawa:

Szlabany:

Tripody:

Kontrola dostępu – drzwi (zgodnie z poniższą tabelą)

Plan terenu z zaznaczonymi numerami budynków przedstawia poniższy rysunek.

Lokalizacja Łukasiewicz-PIAP Toruń

Wymagania funkcjonalne RCP i KD:

Trzy poziomy osób korzystających z systemu

1. Administrator – uprawnienia bez ograniczeń, możliwość nadawania uprawnień operatorom i użytkownikom
2. Operator – osoba mająca dostęp do systemu w zakresie nadanym przez administratora, obsługująca system, mogąca wprowadzać zmiany dotyczące rejestracji, korygować bilanse, poprawiać błędy, wprowadzać i usuwać użytkownika. Zmiany zapisów wprowadzone przez operatora trwale oznakowane w systemie.
3. Użytkownik – pracownik, któremu przydzielona jest karta zbliżeniowa oraz adres www, pod którym ma dostęp do swoich danych.

RCP:

• 5 przycisków funkcyjnych:
• Wejście
• Wyjście
• Wejście służbowe
• Wyjście służbowe
• Delegacja

Dopuszcza się rozwiązanie – cztery przyciski funkcyjne: wejście, wyjście, służbowe, delegacja, jeśli funkcje wejście służbowe i wyjście służbowe będą realizowane przez naciśnięcie odpowiednio przycisków wejście+służbowe oraz wyjście+służbowe.

• Trzy czytniki RCP w lokalizacji Łukasiewicz-PIAP Warszawa, jeden czytnik RCP w lokalizacji Łukasiewicz-PIAP Toruń.
• Możliwość dostosowania wyglądu wydruku RCP (wejście, wyjście, norma czasu pracy, bilans dzienny, bilans przyrostowo, rodzaj nieobecności) do naszych potrzeb
• Pulpit (prezentacja danych na monitorze) systemu dostosowany do indywidualnych potrzeb (przejrzysta informacja o obecności pracowników np. z podziałem na kolory)
• Zaprogramowanie godzinowe czytnika RCP (wejście do godziny 12, po 12 wyjście z pracy)
• Przenoszenie dowolnej liczby godzin na następny okres rozliczeniowy indywidualnie dla każdego z pracowników z osobna
• Możliwość wpisywania do kalendarza opieki nad dzieckiem w godzinach - w raporcie czasu pracy musi być widoczna ilość godzin, jaką pracownik wykazał we wniosku, a nie dopełnienie do pełnego etatu
• Ustawienie „na sztywno” delegacji tak aby w danym dniu liczone było 8 godzin pracy niezależnie od etatu pracownika
• Ustawienie wejść służbowych od godziny 8.00 a wyjść do godziny 16.00
• Duża elastyczność w dostosowaniu RCP (ruchomy czas pracy, późniejsze przyjścia, wcześniejsze wyjścia, grupowe harmonogramy, grupowe raporty, wyszukiwanie pracowników po nazwiskach lub numerach kart)
• Generowanie raportów obecności dla całego systemu oraz dla poszczególnych działów

(funkcje odmienne w raportach RCP i KD. Na naszym terenie funkcjonuje wiele firm i wszyscy objęci są systemem KD ale tylko nasi pracownicy rejestrują się w RCP)

• Funkcja administratora mogącego dodawać/usuwać operatorów systemu i nadawać im różne uprawnienia.
• Funkcja operatora mogącego dodawać/usuwać użytkowników systemu i nadawać im różne uprawnienia.
• Możliwość bieżącego dodawania/usuwania użytkownika
• Informacja o błędach w systemie dla wszystkich pracowników (zbiorowe zestawienie błędów) w łatwo dostępnym dla operatora miejscu
• Kilka (minimum cztery) stanowisk operatorskich z możliwością nadawania różnych uprawnień przez administratora.
• Możliwość bieżącego sprawdzania swoich rejestracji w danym miesiącu i bilansu czasu pracy przez każdego pracownika poprzez www.
• Możliwość przypisywania poszczególnych użytkowników do różnych grup (podział na działy)
• Możliwość przypisywania użytkownikowi uprawnień do odczytu danych różnych pracowników z dokładnością do jednego pracownika.
• Możliwość wpisywania odbioru godzin i pracy zdalnej przez operatora.
• Przy zmianie np. etatu, zapamiętywanie przez system całej historii zatrudnienia pracownika
• Zapamiętanie przez system informacji o byłym pracowniku

RCP opcjonalnie:

• Możliwość integracji z programem finansowo—księgowym SIMPLE

KD:

• Kilka (minimum cztery) stanowisk operatorskich z możliwością nadawania różnych uprawnień przez administratora. Stanowiska operatorskie KD i RCP powinny być zintegrowane
• Ograniczenia uprawnień dostępu w ramach czasowych (np. poniedziałek- piątek 8-16)
• Możliwość indywidualnego oraz grupowego nadawania uprawnień KD
• Możliwość ręcznego sterowania (otwierania) tripodów w obu kierunkach przez pracownika ochrony/portiera (Łukasiewicz-PIAP Warszawa i Łukasiewicz-PIAP Toruń)
• Możliwość ręcznego sterowania (otwierania) szlabanów wjazdowego i wyjazdowego przy portierni przez pracownika ochrony.
• Możliwość zablokowania otwierania szlabanu wyjazdowego przy portierni przez pracownika ochrony (szlaban nie powinien otworzyć się pomimo wczytania karty z uprawnieniem do wyjazdu)
• Czytniki szlabanów powinny odczytywać kartę z odległości minimum 40 cm (możliwość odczytu z samochodu bez otwierania szyby)

Uwarunkowania techniczne wdrożenia systemu KD RCP

Instytut Łukasiewicz-PIAP (dalej Instytut) posiada lokalną sieć komputerową Łukasiewicz-PIAP-LAN.

1. W sieci Łukasiewicz-PIAP-LAN istnieje możliwość posadowienia oprogramowania w serwerze z oprogramowaniem systemowym OS Windows lub Linux CentOS 8.
2. Istnieje możliwość wydzielenia VLAN-a dla potrzeb sieci KD+RCP stanowiącej podsieć w sieci Łukasiewicz-PIAP-LAN (dalej KD-LAN),
3. Istnieje możliwość dołączenia do sieci Łukasiewicz-PIAP-LAN elementów (koncentratorów) podsieci KD-LAN na każdym piętrze każdego budynku należącego do infrastruktury zabudowania,
4. Koncentratory systemu KD+RCP powinny na każdym piętrze budynku obsługiwać z jednego adresu IP możliwie największą liczbę punktów dostępu uwzględnianych przez system KD+RCP,
5. Istnieje możliwość przydzielenia dowolnej liczby numerów IP niezbędnych do realizacji systemu KD+RCP,
6. Kable stanowiące podsieć KD-LAN powinny być prowadzone w szachtach obecnej infrastruktury budowlanej,
7. Zamawiający wymaga, aby kable rozprowadzane na piętrach były prowadzone w podsufitowych - niezależnych od sieci Łukasiewicz-PIAP-LAN - oznaczonych korytach montażowych dostawcy systemu KD+RCP,
8. Ze względu na bezpieczeństwo systemu oraz konieczność prowadzenia systematycznej konserwacji systemu KD+RCP, koncentratory powinny być zabudowane w niezależnych szafkach montażowych lub w miejscach niedostępnych dla osób postronnych np. w szachcie instalacyjnym
9. Istnieje możliwość doprowadzenia zasilania energetycznego do każdego z zastosowanych koncentratorów podsieci KD-LAN,
10. W przypadku zaniku zasilania, system KD+RCP powinien zachować swoją funkcjonalność do czasu przywrócenia zasilania,
11. Dysfunkcja sieci Łukasiewicz-PIAP-LAN nie powinna dopuścić do zaniku zapisów systemu KD-LAN, które po przywróceniu funkcjonalności sieci Łukasiewicz-PIAP-LAN powinny zostać przekazane do systemu KD+RCP,
12. W okresie gwarancyjnymKonserwacja systemu - zakończona komisyjnym protokołem odbioru (funkcjonalność, urządzenia, akumulatory) - powinna być przeprowadzana w ramach umowy jeden raz na kwartał, przez uprawnionego konserwatora. W okresie pogwarancyjnym konserwacja jak wyżej, w ramach odpłatnej umowy serwisowej.
13. Wymagane jest ustalenie kontaktu technicznego po stronie dostawcy systemu - na wypadek nagłych awarii systemu KD+RCP. Zamawiający również ustali taki kontakt dla systemu KD i RCP.
14. Zamawiający dopuszcza prowadzenie zdalnej konserwacji systemu KD+RCP z wykorzystaniem VPN zestawionego przez Zamawiającego,
15. System KD+RCP powinien umożliwiać prowadzenie archiwizacji zbieranych danych przez wewnątrz-instytutowy system archiwizacji danych,
16. System KD+RCP powinien umożliwiać rejestrację i kontrolę KD+RCP w zamiejscowej komórce organizacyjnej (Toruń),
17. Wszystkie komponenty zastosowane w systemie KD+RCP powinny mieć ważne certyfikaty dopuszczenia do ich stosowania na terenie Polski,
18. System KD+RCP powinien być dostarczony wraz z pełną dokumentacją systemu (dokumentacja techniczna + know-how),
19. Dostawca powinien przeprowadzić szkolenia administratorów systemu oraz nadzoru technicznego,
20. Licencja na system KD+RCP musi być bezterminowa i nie może ograniczać liczby operatorów systemu
21. Minimalna liczba użytkowników systemu RCP – 500, systemu KD - 2500,
22. Operator musi mieć możliwość nadawania dowolnemu użytkownikowi uprawnień do odczytu danych określonej grupy użytkowników (jeśli dostanie takie uprawnienia od administratora).

Informacje i wymagania dodatkowe

1. Zamawiający dopuszcza wykorzystanie dotychczas wykorzystywanych elementów aktualnego system KD+RCP: czytniki, elektro-zwory, bramki obrotowe (tripody), szlabany itp., przy czym dostawca systemu zobowiązany będzie do udzielenia gwarancji na cały system łącznie z wykorzystanymi elementami.
2. Zamawiający dopuszcza wykorzystanie obecnie używanych kart zbliżeniowych (karty zbliżeniowe – HID IsoProx) lub wymiany na nowe karty.
3. Praca systemów KD+RCP w Łukasiewicz-PIAP Toruń poprzez VPN zestawiony przez Zamawiającego
4. Zamawiający nie dopuszcza przetwarzania i przechowywania danych w chmurze innej niż Instytutowa.
5. W trakcie czynności podpisania protokołu odbiory wymagane będzie podpisanie umowy o depozycie kodów źródłowych.

Zamawiający umożliwi oferentom wizję lokalną aktualnie istniejącego systemu w dniu18.02.2020  o godzinie  9⁰⁰ .

Okres gwarancji: 36 miesięcy

1. III.   TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Termin wykonania przedmiotu zamówienia:  nie więcej niż 4 tygodnie od daty zawarcia umowy.

1. OPIS SPOSBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Wykonawca powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania.

 Oferta powinna być:

-  opatrzona pieczątką firmową,

-  posiadać datę sporządzenia,

-  zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,

-  podpisana czytelnie przez wykonawcę.

Wykonawca dołączy do oferty harmonogram rzeczowo-finansowy.

1. V.   MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
   1. 1.         Oferta powinna być dostarczona osobiście lub kurierem na adres Łukasiewicz – Instytut PIAP, Al. Jerozolimskie 202, Kancelaria, 02 – 486 Warszawa do dnia 26.02.2020 godz. 10:00.
   2. 2.         O wynikach postępowania wykonawcy zostaną poinformowani mailem, na adres przedstawiony w ofercie.
      1. 3.         Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane
      2. 4.         Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
      3. 5.         W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
         1. 6.         Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: www.piap.pl

1. OCENA OFERT

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

K1 – Cena (C1+C2+C3)  95%

Cena będzie składała się z następujących pozycji:

K2 - Możliwość integracji z programem finansowo—księgowym SIMPLE – 5%

(Wykonawca, który zaoferuje taką możliwość otrzyma 5 pkt., jeśli nie – 0 pkt.)

Zaoferowana cena brutto ogółem musi uwzględniać wszystkie niezbędne prace do zrealizowania zamówienia, zgodnie z wymaganiami opisanymi przez Zamawiającego.

Zamawiający uzna za najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą liczbę punktów w kryteriach K2+K2.

1. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wykonawców za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem oraz mailem na adresy podane w ofercie złożonej przez wykonawcę.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z wykonawcami, którzy złożyli oferty w celu uzyskania korzystniejszych warunków.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

1. DODATKOWE INFORMACJE

Dodatkowych informacji odnośnie przedmiotu zamówienia udziela Jacek Frontczak  pod numerem telefonu 22 874 0165 oraz adresem email: jfrontczak@piap.pl ;

informacji formalnych udziela Joanna Gorzelniak-Owsiak, email: jowsiak@piap.pl.

1. ZAŁĄCZNIKI

Wzór formularza ofertowego

Wzór umowy

Wzór umowy na depozyt

Klauzula informacyjna z art. 13 RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sieć Badawcza Łukasiewicz - Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP, Al. Jerozolimskie 202, 02 – 486 Warszawa;
• inspektorem ochrony danych osobowych w Siec Badawcza Łukasiewicz - Przemysłowym Instytucie Automatyki i Pomiarów PIAP  jest Pan Maciej Wara-Wąsowski, tel. 796 239 428, email: mwarawasowski@odomg.pl;
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. cRODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego ZO/02/02/2020prowadzonym w trybie zapytanie ofertowego;
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej „ustawa Pzp”; 
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; 
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:

−      na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

−      na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;

−      na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ; 

−      prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Pani/Panu:

−      w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

−      prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO