ZO/05/11/2021 Świadczenie kompleksowej obsługi w zakresie ochrony danych osobowych, w tym pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych w Sieci Badawczej Łukasiewicz- Przemysłowym Instytucie Automatyki i Pomiarów PIAP

Warszawa, 22.11.2021

Zaproszenie do złożenia oferty cenowej  na świadczenie kompleksowej obsługi w zakresie ochrony danych osobowych, w tym pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych w  Sieci Badawczej Łukasiewicz- Przemysłowym Instytucie Automatyki i Pomiarów PIAP.

Zamówienie wyłączone z przepisów stosowania ustawy Pzp. 

 Zapytanie ofertowe nr 05/11/2021

I.              ZAMAWIAJĄCY

 Sieć Badawcza Łukasiewicz- Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP

Al. Jerozolimskie 202

02 – 486 Warszawa

www.piap.pl

II.            OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

a. Zadania Inspektora Ochrony Danych Osobowych określone w obowiązujących przepisach prawa, w tym w szczególności określone w art. 39 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych  w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.). ("RODO" lub "Rozporządzenie"), tj.:

- informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy rozporządzenia oraz  innych przepisów Unii państw członkowskich o ochronie danych    i doradzanie im w tej sprawie;

- monitorowanie przestrzegania rozporządzenia, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;

- udzielanie na żądanie  Zamawiającego zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 Rozporządzenia;

- współpraca z organem nadzorczym Zamawiającego;

- pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 Rozporządzenia, oraz w stosownych przypadkach prowadzenia konsultacji we wszelkich innych sprawach.

1. b.       Obowiązki Inspektora Ochrony Danych Osobowych:
   1. Weryfikacja istniejącej dokumentacji lub  opracowanie nowej dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych, w tym m.in. polityk, instrukcji, procedur wewnętrznych celem zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych,
   2. Nadzorowanie działań w procesach, w których przetwarzane są dane osobowe,
   3. Doradztwo merytoryczne oraz prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony danych osobowych,
   4. Monitorowanie ryzyka w zakresie ochrony danych osobowych,
   5. Nadzór nad stosowanymi klauzulami informacyjnymi pod kątem przepisów RODO oraz zgodami pod kątem przepisów RODO,
   6. Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych oraz rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora,
   7. Opracowywanie, opiniowanie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych,
   8. Prowadzenie polityki zgłaszania i zarządzania naruszeniami w porozumieniu ze Zleceniodawcą,
   9. Przeprowadzanie audytów w zakresie zgodności z RODO,
   10. Prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych w porozumieniu z Przedstawicielem IT Zleceniodawcy,
   11. Wydawanie rekomendacji i zaleceń  dotyczących właściwego zabezpieczania danych,
   12. Reprezentowanie Zamawiającego przed organem właściwym w sprawie ochrony danych osobowych, w zakresie spraw związanych z ochroną danych osobowych,
   13. Udział podczas kontroli przeprowadzanej przez organ właściwy w sprawie ochrony danych osobowych oraz nadzór nad wykonywaniem nakazów zawartych w decyzjach kierowanych do Zamawiającego,
   14.  Współpraca z Działem IT Zamawiającego w zakresie tych obszarów, które ściśle wiążą się z ochroną danych osobowych.

Dodatkowo Inspektor Ochrony Danych zobowiązany będzie realizować czynności wynikające z zapytania online oraz w ramach dyżurów w wymiarze 8 godzin w tygodniu w siedzibie Instytutu.

III.       TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

            Termin wykonania przedmiotu zamówienia: 12 miesięcy od daty zawarcia umowy.

IV.       OPIS SPOS0BU PRZYGOTOWANIA OFERTY, WYMAGANE DOKUMENTY I UPRAWNIENIA

            Wykonawca powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania.

            Oferta powinna być:

            - opatrzona pieczątką firmową,

            - posiadać datę sporządzenia,

            - zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,

            - podpisana czytelnie przez wykonawcę.

V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1.         Oferta powinna być dostarczona mailowo  na adres  kzp@piap.pl  do 03.12.2021.

2.        O wynikach postępowania wykonawcy zostaną poinformowani mailem, na adres przedstawiony w ofercie.

3.         Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4.         Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

5.       W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

VI. OCENA OFERT

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najkorzystniejszym bilansem punktowym, odpowiadająca wszystkim warunkom przedstawionym w niniejszym zapytaniu ofertowym.

W przypadku oferty wykonawcy zagranicznego, w celu porównania ofert zamawiający do ceny oferty doliczy wartość podatku od towarów i usług VAT oraz wartość opłat celnych jaką będzie zobowiązany zapłacić w przypadku wyboru tej oferty.

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

            K 1 – Cena brutto za miesięczne świadczenie usługi  70% - 70 pkt

            Zaoferowana cena brutto ogółem musi uwzględniać wszystkie niezbędne prace do zrealizowania zamówienia.

            Sposób obliczania wartości punktowej

Wartość punktowa poszczególnych kryteriów będzie wyliczana na podstawie następujących wzorów:

Kryterium –   Oferta najtańsza otrzyma 7punktów. Pozostałe proporcjonalnie mniej, według formuły:

C n/C b x 100 x 70%  =  ilość punktów

gdzie:

Cn          – najniższa cena oferty brutto za miesiąc usługi spośród ocenianych ofert,

Cb          – cena oferty brutto za miesiąc usługi oferty badanej,

100        – wskaźnik stały,

70%       – procentowe znaczenie kryterium ceny oferty brutto przedmiotu zamówienia.

                K 2 – Kompetencje i doświadczenie  – 30% - 30 pkt

W ramach kryterium 2 Kompetencje i doświadczenie ocena ofert będzie dokonana w oparciu o informację dotyczącą łącznego doświadczenia w pełnieniu funkcji Inspektora Ochrony Danych i innych czynności związanych z ODO oraz Zamawiający dokona oceny ofert w oparciu o następujące zasady:

•             doświadczenie w latach pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych w rozumieniu RODO oraz czynnościach związanych z RODO – i zakwalifikowane jako małe (…<5 lat), średnie (5-10 lat) lub duże (>10 lat) .

              Kryterium dotyczy doświadczenia jako ABI a następnie IOD. Mowa o doświadczeniu firmy w obsłudze podmiotów.

O wyborze oferty zdecyduje najwyższa łączna ilość punktów za kryterium Cena  i Kompetencje i doświadczenie

VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wykonawców za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem oraz mailem na adresy podane w ofercie złożonej przez wykonawcę.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość odrzucenia ofert skrajnie odbiegających od cen rynkowych i wstępnych szacunków cenowych (oferty najtańsze, oferty najdroższe).

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

VIII. DODATKOWE INFORMACJE

Dodatkowych informacji odnośnie przedmiotu zamówienia udziela Amelia Gburzyńska pod numerem telefonu 22 874 0362 oraz adresem email:  amelia.gburzynska@piap.lukasiewicz.gov.pl,

informacji formalnych udziela Joanna Gorzelniak-Owsiak email: joanna.gorzelniak-owsiak@piap.lukasiewicz.gov.pl