Ogłoszenie o wstępnych konsultacjach rynkowych - Wdrożenie systemu Kontroli Dostępu (KD) oraz Rejestracji Czasu Pracy (RCP)

Warszawa, 25.07.2023

Ogłoszenie o wstępnych konsultacjach rynkowych

Wstępne konsultacje rynkowe prowadzone są na podstawie art. 84 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych .
Wszyscy zainteresowani mogą zgłosić wolę przystąpienia do wstępnych konsultacji rynkowych w czasie ich trwania. Zamawiający decyduje o zaproszeniu wybranych podmiotów do konsultacji, informując o tym zainteresowanych drogą elektroniczną.
.
OGŁOSZENIE O WSTĘPNYCH KONSULTACJACH RYNKOWYCH

1. ZAMAWIAJĄCY
Sieć Badawcza Łukasiewicz –
Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP
Al. Jerozolimskie 202, 02-486 Warszawa

2. DANE KONTAKTOWE ZAMAWIAJĄCEGO
Piotr Ryszawa
piotr.ryszawa@piap.lukasiewicz.gov.pl
Zamawiający preferuje komunikację elektroniczną na wskazany adres email.
PODSTAWA PRAWNA
Wstępne konsultacje rynkowe prowadzone są na podstawie art. 84 ustawy z dnia 11 września 2019 r., Prawo Zamówień Publicznych
3. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA ORAZ CEL PROWADZENIA WSTĘPNYCH KONSULTACJI RYNKOWYCH

Wdrożenie systemu Kontroli Dostępu (KD) oraz Rejestracji Czasu Pracy (RCP)
Kody CPV
35123300-5 System kontroli czasu pracy
42961100-1 System kontroli dostępu

Wstępne konsultacje rynkowe (dalej „Konsultacje”) są związane z planowanym do wszczęcia postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest: zakup systemu do rejestracji czasu pracy oraz kontroli dostępu wraz z usługą wdrożeniową, która obejmuje montaż oraz serwis licencjonowany dla systemu kontroli dostępu i rejestracji czasu pracy w siedzibie zamawiającego w Warszawie oraz w oddziale w Toruniu.
Celem Konsultacji jest pozyskanie informacji w zakresie niezbędnym do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji warunków zamówienia oraz postanowień umowy, a także doradztwo w zakresie niezbędnym dla wypracowania optymalnych założeń rozwiązania zapewniającego kompatybilność programu do rejestracji i ewidencji czasu pracy (dalej: „RCP”) z oprogramowaniem ERP stosowanym przez zamawiającego - tj. zapewnienie eksportu wszystkich wybranych informacji kadrowych z ERP do RCP oraz eksportu wybranych informacji z RCP do ERP przy uwzględnieniu aktualnych przepisów, w szczególności przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej w zakresie ewidencjonowania czasu pracy;

4. ZASADY PROWADZENIA WSTĘPNYCH KONSULTACJI RYNKOWYCH
1. Wstępne konsultacje rynkowe prowadzone będą zgodnie z przepisami ustawy PZP.
2. Uczestnikiem konsultacji może być osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej (zwana dalej „Podmiot”).
3. Warunkiem udziału w konsultacjach jest przesłanie zgłoszenia zawierającego: informacje identyfikujące Podmiot, jego dane kontaktowe wraz ze wskazaniem doświadczenia jakie posiada w obszarze przedmiotu wstępnych konsultacji rynkowych.
4. Do konsultacji rynkowych zapraszamy przede wszystkim podmioty, które posiadają doświadczenie w zakresie kierowania projektami finansowanymi z funduszy Unii Europejskiej, ponieważ będzie to jednym z warunków udziału w postępowaniu.
5. Zamawiający może dopuścić do udziału we wstępnych konsultacji rynkowych także podmioty, które przesłały zgłoszenie po terminie wskazanym w ogłoszeniu, o ile stwierdzi, że ich udział w konsultacjach wniesie znaczny wkład w osiągnięcie celu prowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych.
6. Wstępne konsultacje rynkowe będą prowadzone w języku polskim i mają charakter jawny. Do dokumentów sporządzonych w innych językach niż polski powinny być dołączone tłumaczenia na język polski.
7. Wstępne konsultacje rynkowe prowadzone będą w formie jednego lub więcej spotkań z Uczestnikami, prowadzone w formie wideokonferencji trwającej do 90 minut. sposobie przeprowadzania każdego spotkania Zamawiający każdorazowo poinformuje Uczestników.
8. Wstępne konsultacje rynkowe będą prowadzone do czasu osiągnięcia jego celu.
9. zakończeniu prowadzenia konsultacji Zamawiający poinformuje wszystkie podmioty, które przed ich zakończeniem zgłosiły chęć udziału oraz opublikuje stosowną informację na swojej stronie internetowej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia konsultacji na każdym ich etapie lub ich odwołania bez podania przyczyny.
10. Uczestnictwo we wstępnych konsultacji rynkowych jest nieodpłatne, uczestnikom nie przysługuje zwrot kosztów związanych z uczestnictwem w nich.

5. ZGŁOSZENIE DO UDZIAŁU W WSTĘPNYCH KONSULTACJI RYNKOWYCH

1. Podmioty zainteresowane udziałem we wstępnych konsultacji rynkowych, przesyłają zgłoszenie zawierające informacje identyfikujące: dane kontaktowe w szczególności telefon i adres poczty elektronicznej, oraz wskazanie doświadczenia jakie posiadają w obszarze przedmiotu konsultacji.
2. Zamawiający zaprosi do udziału w konsultacjach Podmioty, które charakteryzować będzie różne doświadczenie i skala działania. W związku z powyższym, Zamawiający pozostawia sobie prawo do dopuszczenia tylko wybranych Podmiotów.

6. KWESTIE ORGANIZACYJNE
• Zgłoszenie chęci udziału w konsultacjach rynkowych należy kierować na adres: piotr.ryszawa@piap.lukasiewicz.gov.pl
• Termin przesyłania zgłoszeń: 31.07.2023
• Przewidywany termin konsultacji: 07-10.08.2023. Terminy będą uzgadniane przez Zamawiającego w dniu 01.08.2023. Konsultacje prowadzone będą w formie wideokonferencji lub stacjonarnej trwającej do 90 min.
7. INFORMACJA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
1. administratorem danych osobowych zawartych w złożonych zgłoszeniach do udziału we wstępnych konsultacjach rynkowych jest SIEĆ Badawcza Łukasiewicz – Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP, Al., Jerozolimskie 202, Warszawa
2. kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych: rodo@piap.lukasiewicz.gov.pl
3. dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym
z przeprowadzeniem wstępnych konsultacji rynkowych;
4. dane osobowe będą udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa;
5. podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do wzięcia udziału
w konsultacjach;
6. dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, nie krótszy niż okres przewidziany w przepisach o archiwizacji;
7. każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Zamawiającego przysługuje:
8. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do swoich danych osobowych;
9. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania swoich danych osobowych;
10. na podstawie art. 17 RODO w zakresie wynikającym z przepisów - prawo do usunięcia danych osobowych;
11. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
12. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;
13. w przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust 1-3 RODO, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania; wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia wstępnych konsultacji rynkowych.