ZO/02/2024 Bezgotówkowy zakup paliw na terenie całego kraju

 Nazwa zamawiającego:

Sieć Badawcza Łukasiewicz

Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP

Al. Jerozolimskie 202

02 – 486 Warszawa                                                                                                                        Warszawa, 22.01.2024 r.

Zapytanie ofertowe nr ZO/02/2024

Bezgotówkowy zakup paliwa na stacjach paliw, na terenie całego kraju dla Sieci Badawczej Łukasiewicz – Przemysłowego Instytutu Automatyki i Pomiarów PIAP

KOD CPV:

09134100-8 olej napędowy

09132100-4 Benzyna bezołowiowa

Zamówienie wyłączone z przepisów stosowania ustawy Pzp

1. ZAMAWIAJĄCY

Sieć Badawcza Łukasiewicz-

Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP

 Al. Jerozolimskie 202

02 – 486 Warszawa  www.piap.pl

1. II.                   OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiot zamówienia obejmuje bezgotówkowy zakup paliwa na stacjach paliw, na terenie całego kraju, w okresie od dnia podpisania umowy, jednak nie wcześniej niż od dnia 01.03.2024 r. przez okres 12 miesięcy.
2. W całym okresie realizacji przedmiotu zamówienia Zamawiający przewiduje zakup paliwa w ilości 10 200 litrów benzyny bezołowiowej  Pb 95 oraz 4 400 litrów ON (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki z dnia 9 października 2015 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych Dz. U. 2015 poz. 1680).
3. Zamawiający wymaga dostarczenia kart umożliwiających korzystanie ze wszystkich stacji operatorów BP i ORLEN dostępnych na terenie całego kraju. Zamawiającym dopuszcza kartę wspólną, lub dwie karty niezależne, przypisane do konkretnego samochodu.
4. Zamawiający wymaga aby karty umożliwiały płatność za autostrady, myjnie i płyny eksploatacyjne.
5. Zamawiający dopuszcza możliwość korzystania ze stacji innych podmiotów zrzeszonych w danej sieci i akceptujących karty paliwowe wydane przez Wykonawcę na warunkach określonych w ofercie.
6. Sukcesywna  dostawa paliwa do pojazdów polegać będzie na:
   1. a.       sprzedaży paliwa bezgotówkowo przy pomocy kart paliwowych, do samochodów służbowych Zamawiającego w wymienionych w załączniku do  Umowy  na wszystkich stacjach paliw sieci BP, ORLEN oraz na innych stacjach akceptujących karty paliwowe wydane przez Wykonawcę
   2. W przypadku możliwości korzystania z dostarczonych kart paliwowych na innych stacjach paliw niż BP i ORLEN, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu listę punktów zrzeszonych, która będzie stanowić załącznik do umowy.
   3. prowadzeniu, przez Wykonawcę ewidencji pobranego paliwa
      dla poszczególnych pojazdów z podaniem rodzaju zakupionego paliwa, numeru rejestracyjnego pojazdu, ilości i ceny zakupionego paliwa, daty zakupu oraz miejscowości i numeru stacji paliw, na której dokonano transakcji, wraz z podaniem ceny regularnej oraz udzielonego upustu,
   4. rozliczaniu zawartych transakcji fakturami VAT w następujących okresach rozliczeniowych: od 1 do  ostatniego dnia danego miesiąca, z terminami płatności nie krótszymi niż 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionych faktur.

Zamawiający dopuszcza rozliczenie przedpłatowe.

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo ewentualnego zmniejszenia ilości zamówionego paliwa w stosunku do zapotrzebowania określonego w pkt 2. Z podanej łącznej ilości litrów paliwa Zamawiający gwarantuje wykorzystanie co najmniej 70%. Z tytułu wykorzystania mniejszej ilości litrów paliwa w stosunku do założonych wielkości, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia.
2. W chwili obecnej Zamawiający posiada 13 samochodów ( 7 sztuk PB, 6 sztuk ON).
3. Zamawiający zastrzega, że liczba pojazdów użytkowana obecnie przez Zamawiającego w czasie trwania umowy może ulec zmianie.
4. Paliwa płynne będące przedmiotem zamówienia muszą spełniać wymagania określone  w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 9 października 2015 r.
   w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r. poz. 1680). Stacje paliw muszą posiadać Koncesję wydaną przez Prezesa URE
   oraz wpis do Rejestru przedsiębiorstw energetycznych posiadających koncesję
   w zakresie paliw ciekłych.
5. Udostępnione  stacje paliw muszą spełniać wymogi przewidziane przepisami dla stacji paliw, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki z dnia 21 listopada 2005 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać bazy i stacje paliw płynnych, rurociągi przesyłowe dalekosiężne służące do transportu ropy naftowej i produktów naftowych i ich usytuowanie (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 1853 ze zm.).
6. Paliwo winno być wydawane bezpośrednio do zbiorników samochodów służbowych Zamawiającego, w ilościach wg wskazań licznika dystrybutora.
7. Podczas sprzedaży paliwa musi być dokonywane sprawdzenie czy numer samochodu jest zgodny z numerem na karcie.
8. Numer rejestracyjny pojazdu musi być zgodny z przypisaną do niego kartą paliwową.
9. Zamawiający nie dopuszcza tankowania paliwa do kanistrów.
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości i rodzaju samochodów, uprawnionych do zakupu paliwa przy użyciu kart paliwowych w punktach sieci dystrybucji paliw.

1. III.  TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Termin wykonania przedmiotu zamówienia:  12 miesiące od dnia zawarcia umowy (nie wcześniej niż od 1 marca 2024)

1. OPIS SPOSBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Wykonawca powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania.

 Oferta powinna być:

-  opatrzona pieczątką firmową,

-  posiadać datę sporządzenia,

-  zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,

-  podpisana elektronicznie  przez wykonawcę.

1. V.  MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
   1. 1.        Oferta powinna być dostarczona mailem na adres: kzp@piap.pl oraz jacek.frontczak@piap.lukasiewicz.gov.pl  do dnia 30 stycznia 2024  godz. 12:00.
   2. 2.        O wynikach postępowania wykonawcy zostaną poinformowani mailem, na adres przedstawiony w ofercie.
      1. 3.        Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane
      2. 4.        Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
      3. 5.        W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
         1. 6.        Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: www.piap.lukasiewicz.gov.pl

1. OCENA OFERT

1. 1.       Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert:

1. 2.       Sposób oceny dla poszczególnych kryteriów:

kryterium „K1 Udzielony rabat od ceny za 1 litr benzyny bezołowiowej (Pb95)   w groszach BP”

 W celu porównania ofert zostanie zastosowany wzór:

Ocena punktowa = (rabat oferty badanej / rabat maksymalny spośród ofert nieodrzuconych) x 100 pkt x 42,  przy uwzględnieniu powyższego kryterium Wykonawca może otrzymać maksymalnie 42 pkt. 

kryterium „K2Udzielony rabat od ceny za 1 litr oleju napędowego (ON)   w groszach BP”

 W celu porównania ofert zostanie zastosowany wzór:

Ocena punktowa = (rabat oferty badanej / rabat maksymalny spośród ofert nieodrzuconych) x 100 pkt x 18, przy uwzględnieniu powyższego kryterium Wykonawca może otrzymać maksymalnie 18 pkt

kryterium „K3 Udzielony rabat od ceny za 1 litr benzyny bezołowiowej (Pb95)   w groszach ORLEN”

 W celu porównania ofert zostanie zastosowany wzór:

Ocena punktowa = (rabat oferty badanej / rabat maksymalny spośród ofert nieodrzuconych) x 100 pkt x 7,  przy uwzględnieniu powyższego kryterium Wykonawca może otrzymać maksymalnie 7 pkt. 

kryterium „K4 Udzielony rabat od ceny za 1 litr oleju napędowego (ON)   w groszach ORLEN”

 W celu porównania ofert zostanie zastosowany wzór:

Ocena punktowa = (rabat oferty badanej / rabat maksymalny spośród ofert nieodrzuconych) x 100 pkt x 3, przy uwzględnieniu powyższego kryterium Wykonawca może otrzymać maksymalnie 3 pkt

Kryterium „K5 Miesięczny koszt obsługi jednej karty”

W celu porównania ofert zostanie zastosowany wzór:

Ocena punktowa =

Wykonawca może otrzymać maksymalnie 21 pkt

W przypadku wpłynięcia tylko jednej oferty oraz jeśli wartość maksymalna będzie równa wartości minimalnej Wykonawca otrzyma 21 pkt.

Kryterium  „K6 Koszt wydania karty paliwowej”

 W celu porównania ofert zostanie zastosowany wzór

                               Ocena punktowa =

Wykonawca może otrzymać maksymalnie 9 pkt.

W przypadku wpłynięcia tylko jednej oferty oraz jeśli wartość maksymalna będzie równa wartości minimalnej Wykonawca otrzyma 9 pkt.

1. 3.         Całkowita liczba punktów, jaką otrzyma dana oferta, zostanie obliczona poprzez zsumowanie punktów K1+K2+K3+K4+K5+K6
2. 4.         Punktacja przyznawana ofertom w poszczególnych kryteriach będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
3. 5.         Za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta, która zgodnie z powyższymi kryteriami oceny ofert uzyska najwyższą liczbę punktów spośród ofert nie podlegających odrzuceniu.

1. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wykonawców za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem www.piap.lukasiewicz.gov.pl  oraz mailem na adresy podane w ofercie złożonej przez wykonawcę.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z wykonawcami, którzy złożyli oferty w celu uzyskania korzystniejszych warunków.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

1. DODATKOWE INFORMACJE

Dodatkowych informacji odnośnie przedmiotu zamówienia udziela Jacek Frontczak  pod adresem email:

Jacek.frontczak@piap.lukasiewicz.gov.pl ;

informacji formalnych udziela Joanna Gorzelniak-Owsiak, email: joanna.gorzelniak-owsiak@piap.lukasiewicz.gov.pl

1. ZAŁĄCZNIKI

Wzór formularza ofertowego wraz z oświadczeniem

Wzór umowy

Klauzula informacyjna z art. 13 RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sieć Badawcza Łukasiewicz - Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP, Al. Jerozolimskie 202, 02 – 486 Warszawa;
• z inspektorem danych osobowych można skontaktować się pisząc na adres email rodo@piap.lukasiewicz.gov.pl
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. cRODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego ZO/01/2024prowadzonym w trybie zapytanie ofertowego;
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej „ustawa Pzp”; 
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; 
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:

−      na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

−      na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;

−      na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ; 

−      prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Pani/Panu:

−      w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

−      prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.