ZO/03/03/2015 Wykonanie usługi audytu realizowanych projektów w PIAP

Nazwa zamawiającego:

Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP

Al. Jerozolimskie 202

02 – 486 Warszawa     

                                                                                                                                                           Warszawa, 20.03.2015

Zapytanie ofertowe nr 03/03/2015

Wykonanie usługi audytu realizowanych projektów w PIAP

CPV: 79212000-3

Zamówienie wyłączone z przepisów stosowania ustawy Pzp

1. I.              ZAMAWIAJĄCY

Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP

Al. Jerozolimskie 202

02 – 486 Warszawa

www.piap.pl

1. II.            OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia  jest  wykonanie usługi audytu realizowanych projektów oraz wykonanie audytu PIAP, jako jednostki otrzymującej środki na działalność statutową z wydatkowania środków finansowych na naukę.

Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia ofert częściowych. Ilość części - 6

Szczegółowy opis projektów objętych audytami:

1. Projekt p.t„ Autonomia dla robotów ratowniczo-eksploracyjnych” realizowany w ramach Programu Badań Stosowanych:

• Skład konsorcjum: Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP (Lider) oraz Instytut Podstaw Informatyki PAN Warszawa; Politechnika Łódzka, Łódź; Politechnika Poznańska Poznań; Politechnika Warszawska, Warszawa; Politechnika Wrocławska, Wrocław (Partnerzy):
• Wartość projektu: 4.998.512 zł
• Wartość dofinansowania: 4.998.512 zł.
• Okres realizacji projektu: od 01.12.2012r. do 30.11.2015r.
• Okres badania: od 01.12.2012r. do 31.12.2014r.
• Środki wydatkowane przez Konsorcjum na dzień 31.12.2014r. : 3.366.192 zł
• Orientacyjna ilość dokumentów księgowych: 950 szt.
• Miejsce przeprowadzenia audytu: w siedzibie Lidera oraz u Partnerów.

Oczekiwany termin rozpoczęcia badania: kwiecień 2015r.

Termin zakończenia wraz z przekazaniem sprawozdania audytora do 30.11.2015r.

1. Projekt pt. „Grafenowe czujniki pola magnetycznego do zastosowań przemysłowych - Grafmag” realizowany w ramach Programu „GRAF-TECH”:

• Skład konsorcjum: Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP w Warszawie (Lider) oraz Instytut Technologii Materiałów Elektronicznych w Warszawie, Politechnika Warszawska, Lubuskie Zakłady Aparatów Elektrycznych LUMEL SA w Zielonej Górze (Partnerzy)
• Wartość projektu: 4.003.972 zł
• Wartość dofinansowania: 3.835.362 zł
• Okres realizacji projektu: od 01.06.2013 r. do 31.05.2016 r.,
• Okres podlegający badaniu: od 01.06.2013 r. do 31.12.2014 r.,
• Środki wydatkowane przez Konsorcjum na dzień 31.12.2014r. : 1.965.321 zł
• Orientacyjna ilość dokumentów księgowych: 650 szt.
• Miejsce przeprowadzenia audytu: w siedzibie Lidera oraz u Partnerów.

Oczekiwany terminu rozpoczęcia badania: maj 2015r.

Termin zakończenia wraz z przekazaniem sprawozdania audytora: do 30.11.2015r.

1. Projekt pt. „Grafenowe pokrycia specjalnych kół zębatych i łożysk ślizgowych” - Graphtrib realizowany w ramach Programu „GRAF-TECH”:

• Skład konsorcjum: Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP w Warszawie (Lider) oraz Instytut Technologii Materiałów Elektronicznych w Warszawie, Politechnika Warszawska, Zakład Mechaniki Maszyn S.C. we Wrocławiu  (Partnerzy)
• Wartość projektu: 4.908.168 zł
• Wartość dofinansowania: 4.819.770 zł
• Okres realizacji projektu: od 01.12.2012 r. do 30.11.2015 r.,
• Okres podlegający badaniu: od 01.12.2012 r. do 31.12.2014 r.,
• Środki wydatkowane przez Konsorcjum na dzień 31.12.2014r. : 3.165.117 zł
• Orientacyjna ilość dokumentów księgowych: 550 szt.
• Miejsce przeprowadzenia audytu: w siedzibie Lidera oraz u Partnerów.

Oczekiwany terminu rozpoczęcia badania: kwiecień 2015r.

Termin zakończenia wraz z przekazaniem sprawozdania audytora: do 30.05.2015r.

1. Projekt pt. „Zrobotyzowane spawanie z wykorzystaniem systemu hybrydowego nowej generacji bazującego na koncepcji Super-Heavy Duty (“SHD”) Super-MIG®” realizowany w ramach II konkursu polsko-izraelskiego w ramach inicjatywy EUREKA, dofinansowanie przekazywane przez NCBiR:  

• Wartość projektu: 2.485.269,24 zł
• Wartość dofinansowania: 2.485.269,24 zł
• Okres realizacji projektu: od 01.03.2013 r. do 29.02.2016 r.,
• Okres podlegający badaniu: od 01.03.2013 r. do 31.12.2014 r.,
• Środki wydatkowane na dzień 31.12.2014r. : 1.466.216 zł
• Orientacyjna ilość dokumentów księgowych: 180 szt.
• Miejsce przeprowadzenia audytu: PIAP.

Oczekiwany terminu rozpoczęcia badania: kwiecień 2015r.

Termin zakończenia wraz z przekazaniem sprawozdania audytora: do 30.11.2015r.

1. Projekt p.t. ”Zarządzanie prawami własności intelektualnej w zakresie robotyki i automatyki wraz z badaniem możliwości ekonomicznego ich wykorzystania w Polsce i zagranicą„ realizowany w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, Priorytet 1, Badania i rozwój nowoczesnych technologii Działanie 1.3 Wsparcie projektów B+R na rzecz przedsiębiorców realizowanych przez jednostki naukowe, Poddziałanie 1.3.2 Wsparcie ochrony własności przemysłowej tworzonej w jednostkach naukowych w wyniku prac B+R:

• Wartość projektu: 3.921.145,00 zł
• Wartość dofinansowania: 3.330.068,00 zł
• Okres realizacji projektu: od 01.01.2007 r. do 30.09.2015 r.,
• Okres podlegający badaniu: od 01.01.2007 r. do 31.12.2014 r.,
• Środki wydatkowane na dzień 31.12.2014r. : 2.040.360 zł
• Orientacyjna ilość dokumentów księgowych: 1480 szt.
• Liczba wniosków o płatność: 12
• Miejsce przeprowadzenia audytu: PIAP.

Oczekiwany terminu rozpoczęcia badania: maj 2015r.

Termin zakończenia wraz z przekazaniem sprawozdania audytora: do 31.08.2015r.

1. Audyt PIAP jako jednostki otrzymującej środki na działalność statutową z wydatkowania środków finansowych na naukę:

• Okres podlegający badaniu: jeden rok z zakresu lat 2012-2014,
• Wartość dotacji statutowej przyznana Instytutowi w poszczególnych latach: 6.745 tys. zł. (2012r), 5.340 tys. zł. (2013r), 4.819 tys. zł. (2014r).

Oczekiwany terminu rozpoczęcia badania: czerwiec 2015r.

Termin zakończenia wraz z przekazaniem sprawozdania audytora: do 30.06.2015r.

Zakres audytów ma być zgodny z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011r. w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę. (Dz. U. nr 207 poz. 1237)

Weryfikacja dokumentów w projektach na podstawie reprezentatywnej próby. Dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych

III. OPIS SPOSBU PRZYGOTOWANIA OFERTY I WYMAGANE DOKUMENTY I UPRAWNIENIA

            Wykonawca powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania.

            Oferta powinna być:

            - opatrzona pieczątką firmową,

            - posiadać datę sporządzenia,

            - zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,

            - podpisana czytelnie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy (firmy).

Do oferty należy dołączyć:

- harmonogram badania

- opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokumentu potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż 30 000,00 PLN

- dokument potwierdzający posiadanie uprawnień do przeprowadzenia audytu, czyli potwierdzenie posiadania uprawnień zgodnie z poniższym zapisem;

1)     osoba spełniająca warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.2)); lub

2)    osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, zatrudniająca przy przeprowadzaniu audytu osoby, o których mowa w pkt 1.

IV. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1.    Oferta powinna być dostarczona osobiście lub kurierem na adres PIAP, Al. Jerozolimskie 202, bud.3, pok.8, 02 – 486 Warszawa do dnia 31.03.2015 godz. 10:00.

2.    O wynikach postępowania wykonawcy zostaną poinformowani mailem, na adres przedstawiony w ofercie.

3.         Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane

4.         Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

5.    W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

6.         Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: www.piap.pl

V. OCENA OFERT

            Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

            1 – Cena brutto  100%

Należy podać osobno cenę za każdy audyt. .   

VI. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wykonawców za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem oraz mailem na adresy podane w ofercie złożonej przez wykonawcę.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

VII. DODATKOWE INFORMACJE

Dodatkowych informacji odnośnie przedmiotu zamówienia udziela Agnieszka Puchalska pod numerem telefonu 22 874 0102 oraz adresem email: apuchalska@piap.pl,

informacji formalnych udziela Joanna Gorzelniak-Owsiak email: jowsiak@piap.pl

VIII. ZAŁĄCZNIKI

            Wzór formularza ofertowego.

            Wzór umowy