ZO/07/08/2016 Wykonanie usługi audytu projektów realizowanych w PIAP

Nazwa zamawiającego:

Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP

Al. Jerozolimskie 202

02 – 486 Warszawa                                                                                                                                                               Warszawa, 24.08.2016

Zapytanie ofertowe nr 07/08/2016

Wykonanie usługi audytu realizowanych projektów w PIAP

CPV: 79212000-3

Zamówienie wyłączone z przepisów stosowania ustawy Pzp

1. I.              ZAMAWIAJĄCY

Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP

Al. Jerozolimskie 202

02 – 486 Warszawa

www.piap.pl

1. II.            OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia  jest  wykonanie usługi audytu finansowego realizowanych projektów.

Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia ofert częściowych. Ilość części - 2

Szczegółowy opis projektów objętych audytami:

1. Projekt pt.: „Rekonfigurowalne, elastyczne, modułowe systemy zrobotyzowane / Reconfigurable ROS-based Resilient Reasoning Robotic Cooperating Systems” realizowany przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju w ramach Wspólnego Przedsięwzięcia ARTEMIS

• Wartość projektu: 2 560 788,01 PLN
• Wartość dofinansowania NCBiR: 2 133 136,41 PLN
• Okres realizacji projektu: od 01.02.2014r. do 31.03.2017r.
• Okres badania: od 01.02.2014r. do 31.07.2016r.
• Środki wydatkowane na dzień 31.07.2016: 1 813 439,19 PLN, w tym dof. NCBiR 1 510 594,85 PLN
• Orientacyjna ilość dokumentów księgowych: 800
• Miejsce przeprowadzenia audytu: w siedzibie Zamawiającego.

Oczekiwany termin rozpoczęcia badania wrzesień/październik 2016r.

Termin zakończenia wraz z przekazaniem sprawozdania audytora do 28.10.2016r.

1. Projekt pt.:” Demonstracja CBRNE zorientowana na potrzeby użytkowników końcowych” realizowany w ramach 7 Programu Ramowego Unii Europejskiej

• Wartość projektu 747 260 EUR
• Wartość dofinansowania KE: 537 225 EUR
• Okres realizacji projektu: od 01.09.2013r. do 31.12.2016r.
• Okres badania: od 01.09.2013r. do 31.12.2016r.
• Środki wydatkowane na dzień 31.07.2016: 2 970 757,16 PLN
• Orientacyjna ilość dokumentów księgowych: 1 000
• Miejsce przeprowadzenie audytu: w siedzibie Zamawiającego.

Oczekiwany termin rozpoczęcia badania styczeń 2017r.

Termin zakończenia wraz z przekazaniem sprawozdania audytora do 15.02.2017r.

Zakres audytów ma być zgodny z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011r. w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę. (Dz. U. nr 207 poz. 1237), Ustawy z dnia 30 kwietnia 2010r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju (Dz. U. Nr 96 poz. 615, 616 z późn. zm.)  oraz zgodnie z wymaganiami 7 Programu Ramowego Unii Europejskiej (FP7 Grant Agreement –Annex VII – Form D – Terms of reference for the certificate of financial statements). Audyt projektu obejmuje sprawdzenie wg zasad określonych w Annex VII – Form D – Terms of reference for the certificate of financial statements  oraz Guidance Notes For Beneficiaries and Auditors. Celem przeprowadzenia audytu jest wydanie przez audytora Certificates on The Financial Statements.

Weryfikacja dokumentów w projektach na podstawie reprezentatywnej próby. Dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych

III. OPIS SPOSBU PRZYGOTOWANIA OFERTY I WYMAGANE DOKUMENTY I UPRAWNIENIA

            Wykonawca powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania.

            Oferta powinna być:

            - opatrzona pieczątką firmową,

            - posiadać datę sporządzenia,

            - zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,

            - podpisana czytelnie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy (firmy).

Do oferty należy dołączyć:

- harmonogram badania

- opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokumentu potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż 30 000,00 PLN

- dokument potwierdzający posiadanie uprawnień do przeprowadzenia audytu, czyli potwierdzenie posiadania uprawnień zgodnie z poniższym zapisem;

1)     osoba spełniająca warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.2)); lub

2)    osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, zatrudniająca przy przeprowadzaniu audytu osoby, o których mowa w pkt 1.

IV. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1.    Oferta powinna być dostarczona osobiście lub kurierem na adres PIAP, Al. Jerozolimskie 202, bud.3, pok.8, 02 – 486 Warszawa do dnia 31.08.2016 godz. 12:00.

2.    O wynikach postępowania wykonawcy zostaną poinformowani mailem, na adres przedstawiony w ofercie.

3.         Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane

4.         Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

5.    W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

6.         Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: www.piap.pl

V. OCENA OFERT

            Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

            1 – Cena brutto  100%

Należy podać osobno cenę za każdy audyt. .    

VI. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wykonawców za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem oraz mailem na adresy podane w ofercie złożonej przez wykonawcę.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

VII. DODATKOWE INFORMACJE

Dodatkowych informacji odnośnie przedmiotu zamówienia udziela p. Jolanta Bożek pod numerem telefonu 22 874 0174 oraz adresem email: jbozek@piap.pl,

informacji formalnych udziela p. Joanna Gorzelniak-Owsiak email: jowsiak@piap.pl

VIII. ZAŁĄCZNIKI

            Wzór formularza ofertowego.

            Wzór umowy